大家好，我是阿美，一个做了5年外贸的业务员。今天想跟你们聊聊我是怎么搞定客户询盘管理的。
## 那些年，我被询盘淹没的日子
你们做外贸的应该都懂，客户询盘就是我们的命根子。但是询盘一多，管理起来真是头疼。
我刚入行那会儿，公司给我分配了大概200个潜在客户，加上每天新来的询盘，我微信、邮件、WhatsApp消息不断。
那时候我是这么管理的：收到邮件，先手动记录到Excel表格，记录的信息包括客户名称、国家、产品需求、询盘日期、回复状态、跟进状态，每次回复邮件，都要手动更新Excel，要跟进的时候，就在Excel里筛选。
## 踩过的坑，能装满一集装箱
**坑1：手动录入信息，慢得要死**
我高峰期的时候，一天能收到30多个询盘。每个询盘我都要打开邮件，复制客户名称、手动输入国家、复制产品需求、输入日期。一个询盘录到Excel，至少要3分钟。30个询盘就是90分钟，一个半小时啊！
**坑2：经常录错信息**
你们想过吗？手动录入，肯定会出错。有次我把一个美国客户的国家写成了英国，给人家报运费的时候按英国算，结果亏了200美金运费。老板差点把我骂死。
还有一次，我把产品数量录错了，客户要1000件，我录成了100件，报价差了10倍，客户直接不理我了。
**坑3：Excel表格越变越大，打开要半天**
我那个客户管理表格，到后来有5000多行，文件大小到了15MB。每次打开要等1分钟，筛选个数据要等30秒，卡得我想砸电脑。
**坑4：忘记跟进客户**
这是最要命的。我表格里虽然有”跟进状态”这一列，但是我没有提醒功能啊。有时候忙起来，忘了给客户发跟进邮件，等想起来的时候，客户都已经跟别的公司下单了。
我算了一下，就因为忘记跟进，我至少丢了15个订单，总金额至少有50万人民币。想想都心疼。
## 我是怎么翻盘的？
后来我发现了两个工具的组合：**邮件自动处理工具** + **Excel自动更新工具**。
具体怎么玩呢？第一步：邮件自动读取和分类。我现在设置了一个规则，所有收到的询盘邮件，会自动被读取和分类。工具会自动提取发件人邮箱、发件人名称、邮件主题、邮件正文、接收时间、附件，然后根据邮件内容，自动判断是哪个国家的、要什么产品、是不是老客户。原来我手动处理30个询盘要1.5小时，现在5分钟就搞定了。
第二步：自动提取关键信息写入Excel。工具会自动从邮件里提取关键信息，然后写入Excel表格。比如，一封邮件来了，工具会自动识别客户名称、国家、产品需求、询盘日期、回复状态、跟进状态。原来我手动录入一个询盘要3分钟，现在3秒钟就搞定了。
第三步：自动回复确认邮件。对于新询盘，我可以设置自动回复：”您好，我是阿美，已收到您的询盘，会在24小时内给您详细报价。”这样客户就知道我已经收到了，不会觉得被冷落。
第四步：自动提醒跟进。我可以在Excel里设置提醒规则，比如询盘来了24小时还没回复的，自动提醒我；回复了但3天没跟进的，自动提醒我。这样我就不会忘记跟进客户了。
## 具体能省多少时间？
以前手动处理30个询盘要200分钟（3.3小时），现在用工具只要9分钟。时间节省了191分钟（3.2小时）。也就是说，我每天能多出来3.2小时，可以用来做更有价值的事情。
按一个月22个工作日算，我能省下来70.4小时，相当于8.8个工作日。一个月能多出来快两周的时间！
## 写在最后
做外贸这5年，我最大的感悟就是：不要跟机器抢活干。那些重复性的、机械性的工作，能让工具做的，就让工具做。人的精力应该放在更有价值的事情上。
我现在每天工作6小时，业绩比原来工作10小时还要好。这就是工具的力量。
你们有没有遇到过这种情况？留言说说，你们是怎么管理客户询盘的？
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*作者：阿美，做了5年外贸的业务员，现在在一家深圳的外贸公司做业务主管。*